key performance indicator (KPI), secara harafiah artinya adalah Indikator kinerja utama. Ini menjelaskan tentang nilai terukur yang menunjukkan seberapa efektif perusahaan mencapai tujuan bisnis utama. Organisasi menggunakan KPI untuk mengevaluasi kemajuan dan keberhasilan mereka dalam mencapai target.
Secara sederhana, KPI adalah tujuan yang ingin Anda capai. Demi kesederhanaan, mari kita lihat contoh ini: Anda memiliki stan apel dan untuk mendapatkan keuntungan bulan ini, Anda harus menjual 1.000 apel.
Jadi, Anda menetapkan KPI Anda: jual 1.000 apel bulan ini. Apakah itu 250 apel per minggu atau Anda menjual semua 1.000 dalam 3 hari pertama, KPI Anda adalah mencapai angka 1 ribu itu. Saat minggu kedua bulan September dan Anda telah menjual 550 apel, Anda dapat melihat KPI Anda dan mengetahui bahwa Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda.
Apa definisi indikator kinerja utama (KPI)?
Definisi KPI , atau indikator kinerja utama, adalah “nilai terukur yang digunakan untuk mengevaluasi seberapa sukses seseorang atau organisasi dalam mencapai target.” Dalam bisnis, indikator kinerja utama dapat berupa tingkat tinggi atau penelusuran ke departemen atau individu tertentu. KPI tingkat tinggi biasanya melihat kinerja bisnis Anda secara keseluruhan, seperti mencapai $1 juta pendapatan berulang tahunan tahun fiskal ini. Saat Anda menelusuri proses yang khusus untuk departemen, tim, atau individu, itu adalah KPI tingkat rendah.
Apa yang membuat KPI bagus?
KPI yang baik adalah yang realistis, lugas, dan mudah diukur. Berikut adalah beberapa tips yang perlu diingat untuk menetapkan KPI yang baik.
- KPI harus diselaraskan dengan strategi dan hasil bisnis secara keseluruhan. Strategi bisnis menyeluruh harus menjadi informasi KPI Anda. Misalnya, bisnis Anda memiliki tujuan untuk meningkatkan pendapatan berulang bulanan (MRR) sebesar 20% pada akhir tahun fiskal (KPI tingkat tinggi). Jika Anda berada di tim penjualan, KPI Anda mungkin meningkatkan prospek masuk sebesar 50% pada akhir Q3 (KPI level rendah). KPI Anda berkontribusi pada sasaran bisnis secara keseluruhan karena prospek baru = potensi pendapatan.
- KPI harus dapat ditindaklanjuti . Setelah Anda menetapkan KPI, Anda perlu menguraikan langkah-langkah yang akan Anda ambil untuk mencapainya dan metrik yang akan Anda ukur di sepanjang jalan. Apa gunanya KPI jika Anda tidak memiliki cara untuk memenuhinya? Jika sasaran Anda adalah untuk meningkatkan prospek masuk, Anda harus memiliki rencana untuk melakukannya—seperti memindahkan lebih banyak prospek dari tahap MQL ke SQL . Langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti akan membuat Anda sukses dalam mencapai KPI Anda. Perlu juga dicatat bahwa KPI tidak boleh menimbulkan pertanyaan tambahan, melainkan sebaliknya: menginspirasi tindakan.
- KPI harus realistis. Nasihat yang baik adalah memulai dari yang kecil. KPI yang besar dan tinggi—meskipun mungkin terlihat bagus di atas kertas—tidak membantu Anda atau tim Anda jika tidak realistis sejak awal.
- KPI harus terukur . Saat Anda menetapkan KPI, tanyakan pada diri sendiri: Apa yang ingin Anda capai? Apa hasil akhir yang diinginkan? Apa garis waktunya? Ingatlah untuk menambahkan: Bagaimana saya akan mengukur KPI saya? Seringkali, BI atau alat analitik adalah cara yang bagus untuk melacak kemajuan Anda terhadap KPI Anda. Dengan cara ini, Anda dapat membuat metrik (seperti lead) dan dengan mudah dan cepat melihat kemajuan Anda dalam visualisasi data (dan membagikannya dengan orang lain di tim Anda atau di seluruh organisasi Anda juga! Kami menyukai tim berbasis data!)
Apa perbedaan antara KPI dan metrik?
Perbedaan antara KPI dan metrik berbeda. Perlu dicatat bahwa terlepas dari perbedaannya yang halus, Anda sering membutuhkan yang satu untuk memiliki yang lain. Berikut adalah perbandingan KPI dan metrik secara berdampingan:
| Atribut | KPI | Metrik |
| Jangka waktu | Batas waktu tertentu | Sedang berlangsung |
| Tujuan | Lacak menuju target dan tujuan | Memantau kinerja bisnis yang sedang berlangsung |
| Contoh | Tingkatkan MRR sebesar $1 juta di Q1 | Pendapatan Berulang Bulanan |
Cara menetapkan KPI untuk tim dan perusahaan Anda
Sekarang setelah kita memiliki definisi KPI, mari kita lihat dasar-dasar pengaturan KPI.
Meskipun Anda dapat mengambil inspirasi dari KPI yang diakui industri, KPI yang Anda tetapkan harus unik untuk bisnis dan tujuan Anda.
Penting untuk diingat bahwa KPI adalah bentuk komunikasi. Saat Anda menulis KPI, ingatlah aturan dasar komunikasi: informasi yang ringkas, jelas, dan relevan adalah yang paling efektif.
Mari kita lihat contoh KPI yang buruk versus KPI yang baik.
Inilah KPI yang buruk: Hasilkan banyak uang tahun ini.
Mengapa ini KPI yang buruk? Untuk memulai, ini sangat tidak jelas. Apakah “banyak uang” $10K atau $1M? Tidak ada tindakan pasti yang dapat Anda kaitkan dengan KPI Anda jika Anda tidak memiliki jumlah tertentu yang sedang Anda upayakan, tidak ada ‘pos tujuan’ (yaitu jumlah yang ditentukan) untuk mengetahui bahwa Anda telah mencapai target Anda, dan tidak ada metrik untuk dikaitkan dengannya sehingga Anda dapat melacak kemajuan Anda.
Di sisi lain, inilah contoh KPI yang bagus: Tingkatkan pendapatan berulang bulanan sebesar $25K bulan ini.
Mengapa ini KPI yang bagus? Ini spesifik dalam lebih dari satu cara: ini menguraikan jumlah dolar dan jangka waktu yang Anda harapkan untuk mencapainya. Dengan KPI terperinci seperti ini, Anda memiliki metrik terkait (MRR) yang dapat Anda lacak terhadap kemajuan Anda, dan Anda dapat mengasah tindakan spesifik apa yang akan Anda ambil untuk mencapai KPI Anda, seperti mengejar ekspansi MRR untuk pelanggan yang sudah ada.
Untuk mengembangkan strategi penulisan KPI, mulailah dengan dasar-dasarnya: pahami apa tujuan organisasi Anda, bagaimana rencana Anda untuk mencapainya, dan siapa yang dapat menindaklanjuti informasi tersebut. Saat Anda mengulangi dan mengembangkan, Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang proses bisnis mana yang dapat ada di dasbor KPI dan dengan siapa Anda harus berbagi dasbor tersebut.
Bagaimana menentukan KPI
Sangat mudah untuk mengacaukan KPI dengan metrik bisnis . KPI, atau indikator kinerja utama, harus terkait dengan hasil bisnis tertentu dengan ukuran kinerja.
Mari kita lihat contoh cara menetapkan KPI:
Tujuan bisnis Anda adalah untuk meningkatkan pendapatan berulang bulanan Anda — jadi, tim Anda menetapkan KPI pertumbuhan penjualan.
Inilah cara Anda menentukan KPI:
| Pertanyaan | Menjawab |
|---|---|
| Apa hasil yang Anda inginkan? | Meningkatkan pendapatan sebesar 20% tahun ini. |
| Mengapa hasil ini penting? | Bisnis akan menjadi lebih menguntungkan. |
| Bagaimana Anda akan mengukur kemajuan? | Peningkatan pendapatan bulanan, diukur dalam dolar. |
| Bagaimana Anda bisa memengaruhi hasilnya? | Dengan mendorong perluasan MRR untuk pelanggan yang sudah ada, dengan memindahkan MQL ke SQL, memindahkan peluang untuk menang, dan kolaborasi antara pemasaran dan penjualan. |
| Siapa yang bertanggung jawab atas hasil bisnis? | Direktur Penjualan. |
| Bagaimana Anda tahu bahwa Anda telah mencapai hasil Anda? | Pendapatan akan meningkat sebesar 20. |
| Seberapa sering Anda akan meninjau kemajuan menuju hasil? | Secara bulanan. |
Menggunakan kerangka kerja SMART untuk menentukan KPI perusahaan
Anda mungkin bertanya pada diri sendiri: “Bagaimana cara mengukur KPI perusahaan saya?” Salah satu cara untuk mengukur performa KPI Anda adalah dengan menggunakan framework SMART . Apa itu kerangka kerja SMART?
Spesifik, Ukur , Dapat Dicapai, R relevan , Timeframe = SMART .
Mari kita uraikan akronim SMART:
- Apakah tujuan Anda spesifik ?
- Bisakah Anda mengukur kemajuan menuju tujuan Anda?
- Apakah tujuan secara realistis dapat dicapai ?
- Seberapa relevan tujuan tersebut dengan organisasi Anda?
- Apa kerangka waktu untuk mencapai tujuan ini?
Jika Anda ingin memperluas kerangka kerja SMART, Anda dapat membuatnya LEBIH CERDAS dengan menambahkan evaluasi dan evaluasi ulang ke langkah-langkah pengukuran Anda. KPI tidak boleh satu-dan-selesai—Anda harus terus-menerus mengevaluasi KPI Anda untuk memastikannya dapat dicapai dan sesuai rencana.
Cara menggunakan KPI dengan perangkat lunak dasbor dan pelaporan
Anda mungkin bertanya pada diri sendiri, “Mengapa saya memerlukan perangkat lunak KPI saat saya dapat menggunakan spreadsheet?”
Dan meskipun benar, spreadsheet memiliki keterbatasan. Mari kita lihat opsi untuk menulis dasbor atau laporan KPI.
- Spreadsheet adalah tempat yang bagus untuk memulai jika Anda baru dalam pelaporan KPI. Spreadsheet menawarkan visualisasi data terbatas (diagram pai, diagram batang, dll) dan ada banyak waktu dan upaya manual yang diperlukan untuk menyiapkan laporan Anda. Spreadsheet memerlukan pemeliharaan manual rutin agar data Anda juga selalu terbarui. Sisi positifnya dengan spreadsheet adalah mereka dapat diakses oleh semua orang.
- Dasbor dan alat pelaporan mengotomatiskan pengambilan data Anda langsung dari sumber data Anda, sehingga upaya manual dapat dilakukan dengan segera. Dasbor dan alat pelaporan sering kali memiliki penyesuaian visualisasi data dan kemampuan tingkat lanjut, yang menawarkan banyak pilihan opsi visualisasi. Terakhir, meskipun dasbor dan alat pelaporan membutuhkan waktu untuk disiapkan di awal, hasil akhirnya adalah Anda dan tim Anda dapat membeli kembali begitu banyak waktu karena semuanya otomatis.
- Perangkat lunak BI dan analitik menambahkan lapisan tambahan kemampuan data di atas dasbor dan alat pelaporan, seringkali memungkinkan analisis lanjutan yang memenuhi kebutuhan data canggih dan tim pelaporan.
Klipfolio memungkinkan Anda membuat visualisasi data real-time dari KPI Anda. Saat Anda melacak KPI Anda, kemungkinan besar Anda menarik data dari berbagai sumber data, seperti HubSpot atau Google Analytics. Dalam alat analitik, Anda dapat menyatukan semua data itu hanya dengan beberapa klik, mengubahnya menjadi visualisasi data yang menakjubkan , dan meletakkannya di dasbor . Dari sana, Anda dapat mengelompokkan data untuk melihat jenis saluran atau negara, menambahkan dimensi, menggabungkan metrik, dan berbagi laporan yang dapat disesuaikan dan berwawasan dengan tim Anda.
Apa keuntungan menggunakan perangkat lunak KPI?
KPI berfungsi sebagai panduan untuk membantu Anda dan organisasi Anda mencapai tujuan Anda. Dan pengejaran tujuan Anda bergantung pada penyampaian hasil yang terfokus dan konsisten. Saat Anda melacak KPI menggunakan dasbor dan alat pelaporan, ada banyak manfaat, termasuk:
KPI melibatkan karyawan
Kami telah menyebutkannya, tetapi perlu diperhatikan sekali lagi: KPI menyatukan karyawan untuk bekerja menuju tujuan bersama .
Keterlibatan karyawan, topik yang diperjuangkan oleh banyak organisasi, dapat berdampak langsung pada keuntungan Anda. Tapi KPI bisa membantu. KPI, baik individu maupun organisasi, merupakan mekanisme yang berguna untuk mengukur kinerja, yang memiliki kaitan langsung dengan keterlibatan karyawan.
Faktanya, organisasi dengan tenaga kerja yang terlibat melihat keterlibatan pelanggan yang lebih tinggi, produktivitas, dan profitabilitas 21% lebih tinggi.
Di sisi lain, karyawan yang tidak terlibat mengutip masalah yang sama: komunikasi yang buruk tentang strategi antara manajemen dan kontributor individu. KPI membantu memecahkan masalah ini.
KPI menghubungkan tujuan dan budaya Anda
KPI Anda harus terhubung dengan misi organisasi Anda. “Menghasilkan uang” bukanlah misi dan juga bukan sesuatu yang akan terhubung dengan karyawan di tingkat yang lebih dalam. Tujuan Anda harus mendorong karyawan untuk datang bekerja dengan semangat baru setiap hari. Harus ada hubungan langsung antara misi Anda dan KPI Anda sehingga karyawan merasa bahwa pekerjaan mereka bertujuan untuk mencapai keduanya. Hapus semua ambiguitas: pastikan KPI Anda bekerja untuk mencapai tujuan akhir Anda dan karyawan memahami dengan jelas bagaimana dan mengapa mereka bekerja untuk itu.
KPI membuat semua orang bertanggung jawab atas kinerja
Secara tradisional, kerangka kerja manajemen kinerja individu adalah tentang menetapkan tujuan, mengukur kinerja, dan mengelola aktivitas terkait. Jadi mengapa tidak memasukkan KPI ke dalam manajemen kinerja juga?
KPI kinerja akan membantu karyawan mengukur dampak mereka dan bagaimana aktivitas sehari-hari mereka, yang bisa dibilang menjadi dasar peran mereka, berperan dalam keberhasilan tujuan organisasi yang lebih besar. KPI mengarahkan semua orang ke arah yang sama, menjadikan semua orang sebagai kontributor yang bahagia untuk kesuksesan Anda.